دليل الاستعمال خطوة بخطوةGuide d'utilisation pas à pas

👋مرحبا بكمBienvenue

«مساعد عدل الإشهاد» برنامج يُثبت على حاسوب المكتب ويساعدكم في كل مراحل العمل: من استلام وثائق الحريف إلى تحرير العقد وحساب الأجرة والمعاليم، ثم متابعة الإجراءات بعد الإمضاء، والمحاسبة والتصريح الشهري.

« Assistant Notaire » s'installe sur l'ordinateur de l'étude et vous accompagne à chaque étape : de la réception des pièces du client à la rédaction de l'acte et au calcul des honoraires et des droits, puis au suivi des formalités après signature, à la comptabilité et à la déclaration mensuelle.

• كل الملفات والوثائق تبقى على حاسوب المكتب.Tous les dossiers et documents restent sur l'ordinateur de l'étude.
• الذكاء الاصطناعي اختياري: يعمل فقط عندما تضغطون على زره، وتظهر كلفته بالرصيد قبل التنفيذ.L'IA est facultative : elle ne s'active que lorsque vous cliquez sur son bouton, et son coût en crédits s'affiche avant.
• البرنامج أداة مساعدة: عدل الإشهاد يبقى المسؤول الوحيد عن مضمون العقد، ويراجع كل شيء قبل الاعتماد.Le logiciel est une aide : le notaire reste seul responsable du contenu de l'acte et vérifie tout avant validation.

القائمة العلويةLe menu du haut

💻التثبيت والتفعيلInstallation et activation

يعمل البرنامج على Windows 10 و Windows 11، ولا يتطلب صلاحيات المسؤول. خطوات التثبيت مفصلة في دليل التثبيت:

Le logiciel fonctionne sous Windows 10 et Windows 11, sans droits administrateur. Les étapes d'installation sont détaillées dans le guide :

دليل التثبيتGuide d'installation →

1. نزّلوا البرنامج وثبّتوه.Téléchargez et installez le logiciel.
2. عند أول فتح، أدخلوا مفتاح الترخيص (يبدأ بـ NTR-) مع اتصال بالإنترنت.Au premier lancement, saisissez la clé de licence (elle commence par NTR-), avec une connexion internet.
3. بعد ذلك يعمل البرنامج حتى دون إنترنت لمدة تصل إلى 30 يوما (ما عدا وظائف الذكاء الاصطناعي).Ensuite le logiciel fonctionne même sans internet jusqu'à 30 jours (sauf les fonctions d'IA).

🏛الإعدادات الأولىPremiers réglages

قبل أول ملف، أكملوا بيانات المكتب: تُكتب آليا في العقود ومذكرات الأتعاب والوصولات.

Avant le premier dossier, complétez les informations de l'étude : elles s'écrivent automatiquement dans les actes, les notes d'honoraires et les reçus.

الإعدادات ← المكتبParamètres → Étude

الإعدادات ← الفوترةParamètres → Facturation

الإعدادات ← التفضيلاتParamètres → Préférences

📂الملفاتLes dossiers

الشاشة الرئيسية تعرض العقود الأكثر استعمالا في مكتبكم لبدء ملف جديد بنقرة، وقائمة آخر الملفات مع خانة بحث.

L'accueil affiche les actes les plus utilisés par l'étude pour ouvrir un dossier en un clic, et la liste des derniers dossiers avec une recherche.

• لبدء ملف: اضغطوا على نوع العقد (مثال: بيع عقار)، أو على «كل العقود» لاختيار عقد آخر.Pour ouvrir un dossier : cliquez sur le type d'acte (ex. : vente d'immeuble), ou sur « Tous les actes ».
• لكل ملف عدد آلي (مثال 2026-0046) وحالة: مسودة، جاهز للإمضاء، ممضى، مسجل، مغلق.Chaque dossier a un numéro automatique (ex. 2026-0046) et un statut : brouillon, prêt à signer, signé, enregistré, clôturé.

كتالوج العقودLe catalogue des actes

🏠ملف بيع عقار، خطوة بخطوةUn dossier de vente, pas à pas

كل ملف يمر بست مراحل تظهر في أعلى الشاشة. يمكنكم التنقل بينها بحرية؛ البرنامج ينبهكم فقط إذا كانت خانة وجوبية ناقصة. كل تعديل يُحفظ آليا («تم الحفظ»).

Chaque dossier suit six étapes affichées en haut de l'écran. Vous passez librement de l'une à l'autre ; le logiciel vous prévient seulement si un champ obligatoire manque. Tout est enregistré automatiquement (« Enregistré »).

1. الوثائق1. Les pièces

1. لكل وثيقة اختاروا: مستلمة، ناقصة، أو لا تنطبق.Pour chaque pièce, choisissez : reçue, manquante ou sans objet.
2. اضغطوا «رفع» لإضافة صورة أو ملف PDF ممسوح.Cliquez sur « Charger » pour ajouter un scan (photo ou PDF).
3. اختياري: «قراءة الوثائق بالذكاء الاصطناعي» يقرأ الوثائق ويقترح الأطراف والعقار وبيانات العقد. تراجعون الاقتراح قبل قبوله.Facultatif : « Lire les pièces avec l'IA » lit les documents et propose les parties, le bien et les données de l'acte. Vous vérifiez avant d'accepter.
4. أو «المواصلة يدويا» لتعمير البيانات بأنفسكم.Ou « Continuer manuellement » pour saisir vous-même.

2. الأطراف2. Les parties

• «+ إضافة» لإضافة طرف، أو «من الحرفاء» لاختيار حريف سبق تسجيله: تُنقل هويته كاملة دون إعادة كتابة.« + Ajouter » pour une nouvelle partie, ou « Depuis les clients » pour reprendre un client existant : son identité est recopiée sans ressaisie.
• كل طرف جديد يُضاف آليا إلى قائمة الحرفاء.Toute nouvelle partie est ajoutée automatiquement à la liste des clients.

3. موضوع العقد3. L'objet de l'acte

4. التثبت والمصاريف4. Contrôle et frais

• على اليمين: «التثبت الآلي» يذكر ما ينقص قبل تحرير العقد.À droite : le « contrôle automatique » signale ce qui manque avant de rédiger l'acte.
• الأجرة حسب قرار 8 أفريل 1975 المنقح، مع تفصيل كل شريحة. النسب قابلة للتعديل إذا تغير القانون.Honoraires selon l'arrêté du 8 avril 1975 modifié, détaillés par tranche. Les taux sont modifiables si la loi change.
• «اعتماد هذا المبلغ» ينقل الأجرة المحسوبة إلى العقد. يمكن كتابة مبلغ آخر.« Retenir ce montant » reporte les honoraires calculés dans l'acte. Vous pouvez saisir un autre montant.

5. العقد5. L'acte

• «حفظ نسخة» يحتفظ بنسخة من النص. قبل كل تعديل بالذكاء الاصطناعي تُحفظ نسخة آليا: يمكنكم الرجوع إليها من «نسخ العقد».« Enregistrer une version » garde une copie du texte. Avant chaque modification par l'IA, une version est gardée automatiquement : retrouvez-la dans « Versions de l'acte ».
• «بحث واستبدال» وتكبير الخط وتصغيره.« Rechercher et remplacer » et taille du texte.
• التاريخ بالهجري والميلادي والمبالغ بالأرقام والحروف تُكتب آليا.Dates hégirienne et grégorienne, montants en chiffres et en lettres : écrits automatiquement.

6. ما بعد الإمضاء6. Après la signature

1. ضعوا علامة على كل مرحلة عند إنجازها مع تاريخها.Cochez chaque étape une fois faite, avec sa date.
2. أرفقوا مسح الإثبات (وصل خلاص، بطاقة النقل…): يبقى الملف كاملا حتى غلقه.Joignez le scan du justificatif (quittance, carte de transfert…) : le dossier reste complet jusqu'à la clôture.
3. الآجال (مثال: التسجيل بالقباضة المالية خلال 60 يوما) تظهر هنا وفي لوحة القيادة.Les délais (ex. : enregistrement à la recette des finances sous 60 jours) s'affichent ici et dans le tableau de bord.

📊لوحة القيادةLe tableau de bord

المؤشراتIndicateurs

المهامÀ faire

• ابحثوا برقم الملف، اسم الحريف، بطاقة التعريف، نوع العقد أو الرسم العقاري.Recherchez par n° de dossier, nom du client, CIN, type d'acte ou titre foncier.
• صفّوا: الكل، بعد الإمضاء، متأخرة أو قريبة، قبل الإمضاء.Filtrez : tous, après signature, en retard ou proches, avant signature.
• «فتح الملف» يفتحه مباشرة على المرحلة المطلوبة.« Ouvrir le dossier » l'ouvre directement à la bonne étape.

🔎البحث الذكيLa recherche intelligente

أمثلة: «كم عدد عقود البيع الممضاة هذه السنة؟»، «المذكرات غير الخالصة مع الباقي لكل حريف»، «العقارات المبيعة في صفاقس مع الثمن».

Exemples : « Combien de ventes signées cette année ? », « Les notes impayées avec le reste dû par client », « Les biens vendus à Sfax avec leur prix ».

👥الحرفاءLes clients

🧾المحاسبةLa comptabilité

كل شيء في مكان واحد، مع اختيار الفترة (هذا الشهر، الثلاثية، السنة…) والتصدير إلى Excel أو PDF.

Tout au même endroit, avec le choix de la période (ce mois, trimestre, année…) et l'export Excel ou PDF.

الملخصSynthèse

مذكرات الأتعابNotes d'honoraires

• الأداء على القيمة المضافة على الأجرة فقط، مع الطابع الجبائي، والخصم من المورد إذا كان الحريف شركة.TVA sur les honoraires seulement, timbre fiscal, et retenue à la source si le client est une société.
• ترقيم متسلسل دون انقطاع (F-2026-0001…). المذكرة لا تُحذف، تُلغى فقط.Numérotation continue (F-2026-0001…). Une note ne se supprime pas, elle s'annule.

وصولات الخلاصReçus

المصاريف (جديد)Dépenses (nouveau)

• 15 صنفا: الكراء، الأجور، الكهرباء والماء، الهاتف والإنترنت، اللوازم، المعدات، الأتعاب (محاسب، محام)…15 catégories : loyer, salaires, électricité et eau, téléphone et internet, fournitures, matériel, honoraires (comptable, avocat)…
• الصنف يقترح نسبة الأداء والخصم من المورد (الكراء 10%، الأتعاب 10% أو 3%).La catégorie propose le taux de TVA et la retenue (loyer 10 %, honoraires 10 % ou 3 %).
• يمكن تعديل المصروف أو إلغاؤه مع ذكر السبب.Une dépense peut être corrigée, ou annulée avec un motif.

التصريح الشهري بالأداءاتDéclaration mensuelle

• الأداء المستوجب يُحسب من الوصولات (أو من المذكرات الصادرة).La TVA collectée est calculée sur les encaissements (ou sur les notes émises).
• الأداء القابل للطرح، الخصم على الكراء والأتعاب، والأجور (TFP و FOPROLOS) تؤخذ آليا من مصاريف الشهر.La TVA déductible, les retenues sur loyers et honoraires, et les salaires (TFP et FOPROLOS) viennent automatiquement des dépenses du mois.
• الطابع الجبائي والمعلوم على المؤسسات (TCL) وآجال تسجيل العقود محسوبة.Le timbre, la TCL et les délais d'enregistrement des actes sont calculés.
• آخر أجل: يوم 15 للشخص الطبيعي، يوم 28 للشركة. بعد الإيداع سجلوا التاريخ وعدد الوصل.Date limite : le 15 pour une personne physique, le 28 pour une société. Après le dépôt, notez la date et le n° de quittance.

🧮الحساباتLes calculs

• مصاريف البيع: الأجرة حسب الشرائح، الأداء، التسجيل، الملكية العقارية والطابع.Frais de vente : honoraires par tranches, TVA, enregistrement, Conservation foncière et timbre.
• الفريضة: منابات الورثة حسب مجلة الأحوال الشخصية للحالات الشائعة (الزوجان، الأبوان، الأبناء، الإخوة الأشقاء).Succession : parts des héritiers selon le Code du statut personnel pour les cas courants (conjoints, parents, enfants, frères et sœurs germains).

📝نماذج العقودModèles d'actes

1. الإعدادات ← نماذج العقود، ثم اختاروا العقد.Paramètres → Modèles d'actes, puis choisissez l'acte.
2. اسحبوا معطيات الاستمارة (الأسماء، الثمن، العقار…) وأفلتوها في النص: تعوض آليا في كل عقد.Glissez les données du formulaire (noms, prix, bien…) dans le texte : elles sont remplacées dans chaque acte.
3. «معاينة بمثال» ثم «حفظ النموذج». الديباجة وهوية الأطراف والإمضاءات تبقى آلية.« Aperçu avec un exemple » puis « Enregistrer le modèle ». Le préambule, l'identité des parties et les signatures restent automatiques.

🔏التوقيع الإلكترونيSignature électronique

توقيع رقمي للعقد بشهادة عدل الإشهاد المصادق عليها من الوكالة الوطنية للمصادقة الإلكترونية TunTrust (القانون عدد 83 لسنة 2000). خدمة اختيارية.

Signature numérique de l'acte avec le certificat du notaire délivré par l'Agence nationale de certification électronique TunTrust (loi n° 2000-83). Service facultatif.

إعداد المكتب (مرة واحدة)Configuration de l'étude (une seule fois)

1. ضعوا علامة على «تفعيل التوقيع الإلكتروني للعقود في هذا المكتب».Cochez « Activer la signature électronique des actes de l'étude ».
2. اختاروا طريقة التوقيع: DigiGO (توقيع عن بعد برمز يصل إلى الهاتف، دون مفتاح) أو مفتاح USB من TunTrust موصول بالحاسوب.Choisissez le mode : DigiGO (signature à distance avec un code reçu sur le téléphone, sans clé) ou la clé USB TunTrust branchée sur l'ordinateur.
3. أدخلوا بيانات شهادتكم: حساب DigiGO، الهاتف الذي يتلقى الرمز، الرقم التسلسلي وتاريخ انتهاء الشهادة. علامة «الشهادة سارية» تؤكد التاريخ.Saisissez votre certificat : compte DigiGO, téléphone qui reçoit le code, numéro de série et date d'expiration. Le badge « Certificat valide » confirme la date.
4. الخيارات: ختم زمني لكل توقيع، خانة التوقيع ظاهرة على العقد المطبوع، ونسخة PDF/A للأرشفة الطويلة. ثم «حفظ».Options : horodatage de chaque signature, cadre de signature visible sur l'acte imprimé, copie PDF/A pour l'archivage. Puis « Enregistrer ».

توقيع عقدSigner un acte

• في مرحلة «العقد»، ضعوا علامة على «توقيع هذا العقد إلكترونيا».À l'étape « Acte », cochez « Signer cet acte électroniquement ».
• العقد بالعربية وترجماته الموجودة (الفرنسية، الإنجليزية) تُوقع في عملية واحدة: ترجموا العقد قبل التوقيع ليوقع معه.L'acte en arabe et ses traductions existantes (français, anglais) sont signés en une seule opération : traduisez avant de signer pour les inclure.
• كل وثيقة موقعة ستحمل رمز QR خاصا من TunTrust، يمكن التثبت منه بتطبيق QR-Check.Chaque document signé portera son propre QR code TunTrust, vérifiable avec l'application QR-Check.
• إذا تغير نص العقد بعد التوقيع، يُنبهكم البرنامج: التوقيع لم يعد صالحا لهذا النص ويجب إعادة التوقيع.Si le texte change après la signature, le logiciel vous prévient : la signature n'est plus valable pour ce texte et il faut signer à nouveau.

🔑الترخيص ورصيد الذكاء الاصطناعيLicence et crédits d'IA

• رصيد الشهر يتجدد كل شهر ولا يُنقل إلى الشهر الموالي.Les crédits du mois se renouvellent chaque mois et ne se reportent pas.
• رصيد الحزم الإضافية صالح 12 شهرا ويُستعمل بعد رصيد الشهر.Les crédits des packs sont valables 12 mois et s'utilisent après ceux du mois.
• عند نفاد الرصيد يواصل البرنامج العمل؛ تتوقف وظائف الذكاء الاصطناعي فقط.Si le solde est épuisé, le logiciel continue de fonctionner ; seules les fonctions d'IA s'arrêtent.
• لا يُخصم أي رصيد عند فشل العملية.Aucun crédit n'est débité si l'opération échoue.
• «مزامنة الآن» يحدّث الترخيص والرصيد فورا (مثلا بعد شراء حزمة).« Synchroniser » met à jour licence et solde tout de suite (par exemple après l'achat d'un pack).

💾البيانات والنسخ الاحتياطيDonnées et sauvegarde

النسخ الاحتياطي على السحاب خدمة اختيارية: نسخة مشفرة من كل بيانات المكتب تُحفظ آليا خارج المكتب.

La sauvegarde cloud est une option : une copie chiffrée de toutes les données de l'étude, conservée automatiquement hors de l'étude.

1. بعد الاشتراك، اضغطوا «تفعيل النسخ الاحتياطي».Après souscription, cliquez sur « Activer la sauvegarde ».
2. يظهر «مفتاح الاسترجاع» مرة واحدة: اطبعوه واحفظوه في خزنة المكتب.La « clé de récupération » s'affiche une seule fois : imprimez-la et rangez-la dans le coffre de l'étude.
3. النسخ تتم آليا كل يوم على الساعة 12 وعند غلق البرنامج، أو كل ساعتين مع الخيار.Les sauvegardes se font automatiquement chaque jour à 12 h et à la fermeture, ou toutes les 2 heures avec l'option.

• كل نسخة تحتوي على كل البيانات: الملفات، الوثائق، الحرفاء، المحاسبة والإعدادات.Chaque version contient tout : dossiers, documents, clients, comptabilité et réglages.
• استرجاع ملف واحد: من «النسخ والاسترجاع» اختاروا النسخة ثم «استرجاع هذا الملف»، دون المس بباقي العمل.Restaurer un dossier : dans « Versions et restauration », choisissez la version puis « Restaurer ce dossier », sans toucher au reste.
• استرجاع كل البيانات (حاسوب جديد، عطب) يتم مع فريق الدعم.Tout restaurer (nouvel ordinateur, panne) se fait avec le support.
• إذا ضاع مفتاح الاسترجاع، اتصلوا بالدعم.En cas de perte de la clé de récupération, contactez le support.

التحديثاتMises à jour

التحديثات تُنزّل آليا. عندما يظهر شريط «النسخة … جاهزة» اضغطوا «إعادة التشغيل والتحديث»: يغلق البرنامج ثم يفتح من جديد خلال دقيقة. ملفاتكم لا تتغير، وتُحفظ نسخة من قاعدة البيانات قبل كل تحديث.

Les mises à jour se téléchargent seules. Quand le bandeau « La version … est prête » apparaît, cliquez sur « Redémarrer et mettre à jour » : le logiciel se ferme puis se rouvre en une minute. Vos dossiers ne changent pas et une copie de la base est faite avant chaque mise à jour.

💬المساعدة والدعمAide et support

1. الإعدادات ← المساعدة والدعم ← «طلب جديد».Paramètres → Aide & support → « Nouvelle demande ».
2. اختاروا الموضوع، اكتبوا العنوان والرسالة، ثم «إرسال الطلب».Choisissez le sujet, écrivez le titre et le message, puis « Envoyer ».
3. يمكن إرفاق المعلومات التقنية للحاسوب (لا تُرسل أي بيانات من الملفات).Vous pouvez joindre les informations techniques de l'ordinateur (aucune donnée des dossiers n'est envoyée).

❓أسئلة شائعةQuestions fréquentes